Existem limites para o acesso à Internet nas empresas? Claro que sim. Regras são aplicáveis a qualquer ferramenta que a organização coloque à disposição de seus funcionários a fim de que cumpram o que está em seu contrato de trabalho.
É necessário observar, entretanto, que as regras, além de gerais, precisam ser específicas a um ou a outro grupo de funcionários. A tomar como exemplo uma área de Marketing. Como poderia uma equipe, hoje, buscar subsídios para parte de suas atividades, sem acesso livre à web? Do simples monitoramento da concorrência a estudos sobre a presença da marca em redes sociais, são diversos os motivos.
Poucas décadas atrás, todos sobreviviam sem o uso da Internet, mas é fato que os tempos são outros e as respostas para o mercado tendem a ser sempre mais rápidas. Regras são necessárias e precisam ser respeitadas, mas não devem ser as limitadoras das ações dos profissionais dentro das organizações. Cada área precisa manifestar – e até comprovar, se for o caso – por que é importante e necessário acessar determinados sites. Lamentavelmente, algumas empresas ainda utilizam sistemas antigos que apenas bloqueiam acessos por categorias inteiras, como esporte, diversão e bate-papo, entre outras. Basta uma palavra-chave estar dentro dessas categorias e lá vem o aviso de “acesso não permitido”.
Pretende-se, afinal, inibir o trabalhador no uso indevido das ferramentas ou evitar que desperdice seu tempo contratual? Para variar, as regras nem sempre são estabelecidas claramente e, por isso, a sua comunicação pode ser prejudicada. Funcionários não apertam só parafusos; eles sabem por que apertam parafusos. Em resumo, são pessoas. Por conseqüência, dotadas de inteligência. Ouvi-las sobre regras, já existentes ou a serem estabelecidas, pode contribuir no entendimento de seu trabalho, o que dá uma melhor oportunidade de aperfeiçoamento de toda a organização.
Equilíbrio O estabelecimento de regras, para acesso à Internet ou com outros fins, jamais deve ficar restrito aos cuidados de uma única área. Empresas mais experientes organizam comitês, que são guardiães para essas regras, e revisam periodicamente os procedimentos. A participação de áreas, como Recursos Humanos, parceiras estratégicas de apoio aos negócios, é sempre fundamental para contribuir no apontamento de exageros ou mesmo advertir na falta de definições de regras específicas para grupos. Depois, para que não haja interpretações equivocadas, deve-se divulgar claramente por que para uns o nível de acesso é o avançado e para outros é o básico. A relação é sempre com a atividade de cada colaborador no contexto amplo de sua contribuição para os resultados da empresa.